Manfaat Perencanaan dan Program Kerja

(Artikel ini disampaikan oleh Idee Sasongko, Team Leader PNPM Mandiri Perdesaan Prov. DIY pada Pelatihan BKAD Kab. Bantul, 2012. Disarikan dari berbagai sumber)

Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, apa yang harus dikerjakan dan siapa yang akan mengerjakannya.
Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab, mengapa hal itu harus dicapai.

Pada dasarnya membuat perencanaan itu menyangkut 5W+1H (What, Who, Why, When, Where dan How) yang secara singkatnya dapat dijelaskan sebagai berikut;

  1. What : Apa yang harus dikerjakan
  2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan
  3. Who : Siapa yang akan mengerjakan
  4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan
  5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan
  6. How : Bagaimana cara mengerjakannya

 

Untuk itulah dalam membuat sebuah perencanaan yang baik, seorang pemimpin harus benar-benar tanggap terhadap kondisi lingkungan sekitarnya dan bisa memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul di masa yang akan datang. Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin.

Memang tidak bisa dipungkiri bahwa dalam membuat perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan dating. Para ahli manajemen berpendapat, perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang. Merujuk pada pendapat tersebut, berdasarkan kurun waktunya sering kita kenal dengan perencanaan tahunan atau jangka pendek (kurang dari 5 tahun), rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun) dan rencana jangka panjang (diatas 10 tahun).

Memang benar untuk membuat perencanaan yang baik seorang pemimpin harus mampu memprediksi jauh kedepan, kemungkinan-kemungkinan yang mungkin terjadi, baik itu kesalahan maupun kegagalan sehingga hasil yang dicapai akan sesuai dengan harapan. Untuk membuat perencanaan yang baik harus memuat beberapa hal sebagai berikut;

  1. Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan bisa dihasilkan.
  2. Penjelasan mengapa rencana itu harus dilakukan atau dikerjakan dan mengapa tujuan tertentu harus dicapai.
  3. Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana dimana rencana tindakan harus dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan.
  4. Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan kapan selesainya tindakan itu di setiap unit organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan dalam unitnya.
  5. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu.
  6. Penjelasan secara rinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan benar.

Sedangkan untuk membuat rencana yang baik, sehingga hasilnya sesuai dengan harapan maka perlu melalui beberapa macam proses perencanaan sebagai berikut;

  1. Pendekatan Perkembangan yang menguntungkan (Profitable Growth Approach).

Seperti yang kita ketahui bahwa masyarakat kita semakin hari semakin berkembang. Dengan perkembangan yang terus menerus tersebut akan terjadi ketidakseimbangan antara sarana dan kebutuhan masyarakat. Untuk itulah diperlukan adanya proses perencanaan yang baik sehingga lembaga bisa terus berkembang dan tetap dipercaya oleh masyarakat. Proses perencanaan tersebut dapat lakukan dengan menganalisa sarana dan prasarana yang dimiliki, kemudian menghubungkannya dengan kebutuhan masyarakat sehingga akan diketahui kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul, mencari solusi yang terbaik dan perkembangan yang menguntungkan bagi lembaga pasti akan diperoleh.

  2. Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath).

Perencanaan memang sangat penting untuk dilakukan. Untuk membuat suatu rencana yang baik maka kita perlu memperhatikan dan menganalisa beberapa factor baik ekstern maupun intern. Factor-faktoir tersebut harus menyangkut kelebihan (Strength) yang dimiliki, kelemahannya (Weaknesses), kemungkinan yang mungkin terjadi (Opportunity), dan hambatan yang mungkin dihadapi (Treath).
Setelah keempat factor tersebut diketahui, maka kita dapat menyusun rencana yang strategis yang kemudian diterjemahkan dalam rencana-rencana operasional dengan mencantumkan target-target yang harus dicapai dari rencana operasional tersebut. Di mana secara jelas dapat digambarkan dalam bagan berikut;

Gambar: Proses Perencanaan

Adapun kegunaan dalam suatu perencanaan adalah sebagai berikut;

  1. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
  2. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang sudah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga bisa dihindari lebih awal.
  3. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin muncul sehingga sehingga lebih waspada dan dan dapat diselesaikan dengan cepat.
  4. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali.

Kita sering mendengar kata-kata bijak : fail to plan is plan to fail, yang kurang lebih artinya jika kita gagal membuat suatu perencanaan yang baik, maka itu berarti kita sudah berencana untuk gagal (Gagal merencana = Merencanakan gagal). Jika kita sudah berhasil membuat rencana yang baik di awal maka itu sama dengan kita sudah menyelesaikan separoh pekerjaan (Good plan is half work done)

Dalam sebuah meeting, kita sering mendengar ide-ide brilian yang mengagumkan. Namun hal yang sangat disayangkan adalah jika ide atau konsep tersebut tidak dilaksanakan dengan baik, atau gagal dalam eksekusinya. Kegagalan eksekusi biasanya dimulai dari kegagalan membuat perencanaan atau action plan yang baik.

Sebagai seorang manajer atau pemimpin, maka kita harus mampu menuangkan ide atau sebuah konsep ke dalam perencanaan yang baik untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Perlu diketahui bahwa membuat perencanaan merupakan salah satu tugas penting seorang manajer.

Perencanaan yang efektif

Perencanaan yang efektif, seperti yang dikatakan dalam buku Manajer Bijak yang ditulis oleh Sam Deep dan Lyie Sussman, memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

  1. Dituangkan secara tertulis
  2. Diuraikan secara jelas dalam bentuk hasil akhir yang hendak dicapai
  3. Disusun oleh orang yang juga akan betanggungjawab atas pelaksanaannya.
  4. Sebelum dilaksanakan rencana tersebut telah dikomunikasikan kepada semua bagian yang terkait untuk mendapatkan komentar atau masukan
  5. Ada satu orang yang memikul tanggung jawab akhir (pic : person in charge) untuk mengawasi pelaksanaannya.
  6. Ada tanggal tertentu yang menjadi batas waktu penyelesaian; ada batas waktu lain yang ditetapkan sebagai batas waktu antara
  7. Kriteria keberhasilan rencana serta metode penerapan kriteria ini ditentukan sebelum pelaksanaan rencana
  8. Langkah peninjauan antara untuk keputusan “go no go” atau untuk merevisi rencana dilakuakn di sepanjang periode pelaksanaan
  9. Masalah potensial yang mungkin timbul selama pelaksanaan sudah diidentifikasikan sebelumnya dan dibuatkan rencana antisipasinya
  10. Peluang potensial yang mungkin muncul selama pelaksanaan diidentifikasikan sebelumnya sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik apabila hal tersebut terjadi
  11. Mengkomunikasikan progress update secara teratur kepada seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan

Menyusun Rencana Strategis

Dalam menyusun perencanaan, perlu adanya analisa strategis yang dilakukan secara komprehensif, sehingga perencanaan yang kita buat sungguh merupakan rencana yang matang dan memiliki dampak yang signifikan.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun rencana yang strategic adalah sebagai berikut :

  1. Tetapkan alasan perencanaan : Mengapa kita melakukannya? Apa manfaatnya?
  2. Tetapkan misi organisasi kita
  3. Lakukan SWOT Analisys : Apa kekuatan kita yang paling menonjol dan apa kelemahan kita yang paling menonjol ? kecenderungan mana yang merupakan peluang dan mana yang merupakan ancaman bagi kita?
  4. Tetapkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang berdasarkan hasil analisis di atas. Apa yang harus segera dilakukan untuk menanggapi perubahan, untuk memanfaatkan peluang dan untuk melakukan perbaikan yang diinginkan? Apa yang harus kita lakukan dalam 5 tahun mendatang untuk merubah arah perusahaan kita sehingga posisi kita menjadi lebih baik?
  5. Tetapkan sasaran jangka panjang berdasarkan misi kita. Apa yang harus kita lakukan selama lima tahun mendatang untuk merubah arah organisasi sehingga posisi kita lebih baik lagi?
  6. Menetapkan sasaran berdasarkan skala prioritas kita mungkin tidak mempunyai waktu atau sumber daya untuk mencapai semuanya. Kerjakanlah lebih dahulu yang lebih mendesak dan yang diharapkan mempunyai dampak positip terbesar
  7. Menyusun rencana untuk mencapai setiap sasaran. Untuk setiap sasaran, apa saja tindakan yang akan meminimalkan cost dan memaksimalkan benefit? Siapa yang bertanggungjawab terhadap masing-masing tindakan? Bilamana dan dimana itu akan dicapai? Apa saja sumber daya yang diperlukan?
  8. Melakukan review setiap kuartal untuk mengukur kemajuan
    kita mungkin menemukan perlunya menciptakan sasaran baru atau menghilangkan sasaran yang tidak sesuai lagi. Rencana tindakan yang baru mungkin perlu bagi yang lain.

Perlu diingat bahwa meskipun usaha yang sukses selalu dilandasi oleh perencanaan yang baik, namun perencanaan yang sukses tidak selalu menghasilkan usaha yang sukses. Namun mengabaikan perencanaan jelas-jelas sama dengan mengundang kegagalan dalam tujuan yang hendak dicapai. Perlu dilakukan review secara berkala untuk memperbaiki hasil yang maksimal dalam sebuah perencanaan.

Kaedah Penyusunan Rencana Kerja Organisasi

Rencana kerja dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu program kerja rutin dan non rutin. Sebuah rencana kerja harus disusun berdasarkan prinsip-prinsip:

  • Realistik artinya diharapkan mudah atau dapat tercapai,
  • Fleksibel yang berarti dapat menyesuaikan kondisi atau situasi dengan tidak mengorbankan tujuan yang ingin dicapai,
  • Kontinyu artinya disusun secara terus-menerus atau berkesinambungan, sehingga tujuan jangka panjang dapat tercapai lebih baik, dan
  • Keseimbangan artinya adanya variasi program yang masing-masing program pelaksanaannya diharapkan tidak memberatkan karena tidak adanya kesimbangan beban pelaksanaan program.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun rencana kerja :

  1. Rencana kerja harus didokumentasikan. Dengan dibuat dan ditulisnya rencana kerja/anggaran secara jelas, maka tim kerja akan memiliki arahan yang jelas sesuai tugas, fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Diharapkan pekerjaan akan dapat terlaksana seperti yang telah ditargetkan. Selanjutnya, dengan didokumentasikannya rencana kerja maupun rencana anggaran, akan memudahkan menelusuri akar masalah serta personil yang bertanggung jawab ketika organisasi mengalami persoalan.
  2. Pilih Tim Perumus. Agar proses perumusan rencana berjalan efektif dan membuahkan hasil yang maksimal, perlu dibentuk tim khusus perumus rencana tersebut. Tidak semua pegawai perlu terlibat dalam penyusunan, namun terbatas pada orang-orang yang dianggap “ahli” dan memiliki peranan besar dalam pelaksanaan rencana tersebut. Sebaiknya tim ini mewakili semua bagian/bidang yang ada di dalam organisasi. Mereka adalah orang-orang yang banyak mengetahui situasi di dalam organisasi dan harapan user terhadap organisasi. Pemilihan tim perumus rencana pada orang-orang yang benar-benar capable akan membuat proses menjadi efektif dan efisien.
  3. Hindarkan jurus “copy-paste”. Copy-paste berarti mengambil rencana atau kegiatan tahun-tahun sebelumnya untuk digunakan kembali pada tahun berikutnya. Tidak ingin bersusah payah memikirkan apa yang akan dilakukan dan dicapai di masa datang, sebagian orang memilih mengcopy-paste kegiatan yang sudah pernah dilaksanakan. Kemudian (mungkin) menambahkan sedikit kegiatan lain serta menaikkan anggaran pada setiap kegiatan tersebut. Hasilnya tentu saja tidak maksimal. Namun kadang-kadang ini menjadi jurus andalan untuk segera mendapat rumusan rencana kerja baru, apalagi jika sudah deadline. Bahkan ini dapat diperparah dengan terbukanya kesempatan melakukan revisi di tengah jalan nanti. Untuk jangka pendek, cara ini terlihat berhasil, dimana sebuah rumusan rencana kerja dapat tersaji dengan cepat dan mudah tanpa membutuhkan banyak biaya dan tenaga. Namun untuk jangka panjang, copy-paste dapat membahayakan kehidupan organisasi. Apa yang dibutuhkan organisasi saat ini tentu saja berbeda dari tahun lalu. Demikian pula kebutuhan dan ekspektasi dari user/customer maupun stakeholder yang berbeda dari waktu ke waktu. Ditambah lagi dengan hal-hal yang berkaitan dengan faktor eksternal seperti persaingan dan ancaman lainnya. Di samping itu, revisi yang dilakukan berkali-kali juga akan menimbulkan kesan kurang profesionalnya tim perumus. Oleh karena itu, rencana kerja hendaknya dirumuskan dengan serius dan sungguh-sungguh berdasarkan pertimbangan yang komprehensif.
Tulisan ini dipublikasikan di Umum dan tag , , , , . Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *